Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Dengan Sistem Penyimpanan Nomor Pada Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang

Amalia, Resha Hana and Saiful Rahman Yuniarto, S.Sos., M.AB (2023) Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Dengan Sistem Penyimpanan Nomor Pada Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang. Diploma thesis, Universitas Brawijaya.

Abstract

Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama dalam jangka waktu tertentu karena masih memiliki nilai guna primer. Sistem Penyimpanan Nomor atau (Numerical Filling System) merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor yang perlu dilakukan yaitu menyusun pola klarifikasi arsip serta menyiapkan peralatan arsip. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi pengelolaan arsip aktif dinamis dengan sistem penyimpanan nomor di Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode jenis penelitian kualitatif dengan metode penelitian deskriptif. Teknik pengumpulan data meliputi observasi dan dokumentasi. Dari hasil penelitian diketahui bahwa : (1) Pengelolaan arsip dinamis aktif di Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang menggunakan Sistem Penyimpanan Nomor (Numerical Filling System). (2) Pegawai pengelola arsip belum sepenuhnya memahami tentang menjadi seorang arsiparis (3) Pengelolaan arsip dengan sistem nomor terdapat kelebihan dan kekurangan, kelebihannya yakni Kelebihan sistem nomor ini antara lain penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur, penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat Sederhana dan mudah dilaksanakan, dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen, serta nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi, kekurangannya adalah lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks, banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan, perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak. (4) Terdapat hambatan dalam pengelolaan arsip di kantor Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang sehingga dalam penyimpanan arsip terdapat kekurangan.

English Abstract

Dynamic Archives are archives that are used directly in the activities of the archive creator and are stored for a certain period of time because they still have primary use value. Number Storage System or (Numerical Filling System) is a system for storing papers based on code numbers as a substitute for the name of a person or entity, which is also called the indirect filing system (because determining the number to be used requires grouping the problem first). Preparation for the arrangement of archives based on numbers that needs to be done, namely compiling a pattern of clarification of archives and preparing archival equipment. This study aims to evaluate the management of dynamic active archives with a number storage system in the General Sub-Division of the Regional Secretariat of Malang City. The research was conducted using a qualitative research type method with descriptive research methods. Data collection techniques include observation and documentation. From the research results it is known that: (1) Management of active dynamic archives in the General Subdivision of the Regional Secretariat of Malang City uses a Numerical Filling System. (2) Archive management employees do not fully understand what it means to be an archivist (3) Archive management with a number system has advantages and disadvantages. Simple and easy to implement, can be used for all kinds of letters/drafts/documents, and document numbers can be used as references in correspondence, the drawback is that it takes more time to index, the number of folders for various letters, can cause difficulties, needs space spacious and sufficient to store a lot of archives. (4) There are obstacles in the management of archives in the office of the General Subdivision of the Malang City Regional Secretariat so that there are deficiencies in archival storage.

Item Type:	Thesis (Diploma)
Identification Number:	0523170363
Uncontrolled Keywords:	Pengelolaan Arsip, Arsip Dinamis Aktif, Sistem Nomor-Records Management, Active Dynamic Records, Number System
Divisions:	Program Vokasi > D3 Administrasi Bisnis
Depositing User:	Sugeng Moelyono
Date Deposited:	13 Mar 2024 03:15
Last Modified:	13 Mar 2024 03:15
URI:	http://repository.ub.ac.id/id/eprint/216985

Text (DALAM MASA EMBARGO) Resha Hana Amalia.pdf Restricted to Registered users only Download (5MB)

Actions (login required)

View Item