Pemodelan dan Analisis Proses Bisnis dalam Konteks Penggunaan Sistem Persuratan Kantor: Kasus SCO Universitas Brawijaya

Simbolon, Fran Stinky and Ismiarta Aknuranda, S.T., M.Sc., Ph.D. and Ir. Issa Arwani, S.Kom., M.Sc. (2024) Pemodelan dan Analisis Proses Bisnis dalam Konteks Penggunaan Sistem Persuratan Kantor: Kasus SCO Universitas Brawijaya. Sarjana thesis, Universitas Brawijaya.

Abstract

Smart and Collaborative Office (SCO) adalah aplikasi penunjang yang dibuat untuk menyelesaikan masalah administrasi persuratan di lingkungan Universitas Brawijaya. Penggunaan SCO berhasil mengurangi pekerjaan manual seperti mengantar dan menerima surat secara tatap muka dan mengurangi penggunaan kertas dalam persuratan. Namun, ada permasalahan yang dialami oleh pengguna dari sisi proses bisnis. Dalam hal ini, SCO dinilai tidak berjalan berdasarkan rancangan proses bisnis yang jelas. Penelitian ini bertujuan untuk memahami proses bisnis, akar permasalahan yang ada pada pelaksanaan proses bisnis, dan level risiko permasalahan pengguna dalam konteks penggunaan SCO. Berdasarkan hasil pengumpulan data dengan membaca manual book, wawancara, focus group discussion, observasi, dan uji coba mandiri, SCO memiliki total tujuh proses bisnis sehingga model proses yang berhasil dibuat adalah tujuh model proses. Berdasarkan hasil analisis data jawaban-jawaban pengguna saat wawancara dan focus group discussion, ditemukan empat belas permasalahan pada proses bisnis aplikasi SCO. Akar permasalahan dicari dengan metode root-cause analysis menggunakan why-why diagrams. Berdasarkan hasil root-cause analysis, terdapat empat belas akar permasalahan dalam proses bisnis aplikasi SCO. Selanjutnya, permasalahan pengguna dalam konteks penggunaan SCO dinilai level risikonya lalu divisualisasikan menggunakan matriks risiko semi-kuantitatif. Matriks risiko menunjukkan bahwa permasalahan dengan risiko level 1 tidak mengakibatkan gangguan apapun terhadap proses maupun pekerjaan pengguna. Permasalahan dengan risiko level 2 memiliki dampak beragam hingga yang terparah yaitu memperlambat proses. Permasalahan dengan risiko level 3 adalah permasalahan yang timbul dari sisi pengguna, dengan dampak yang ditimbulkan adalah menambah beban pekerjaan pengguna. Permasalahan dengan risiko level 4 memiliki dampak yang dapat mengakibatkan kehilangan data atau menghentikan proses penting secara total.

English Abstract

The Smart and Collaborative Office (SCO) is a supporting application built to resolve challenges in correspondence administration within Brawijaya University. The utilization of SCO has successfully reduced manual tasks, such as face-to-face delivery mail as well as minimized paper usage in mailings. However, users have encountered issues from a business process perspective. In this regard, SCO is deemed not align with a well-defined business process design. This research aims to understand the implementation of business processes, root problems of the business processes, and risk levels of the user issues in the context of SCO utilization. Based on data collected through manual book readings, interviews, focus group discussion, observations, and self-tests of the application, SCO encompasses a total of seven business processes, thereby resulting in a total of seven business process models successfully made. Based on data analysis of user responses during interviews and focus group discussion, SCO had fourteen issues within its business processes. Root problems were identified using root-cause analysis, employing why-why diagrams on the fourteen issues. The analysis revealed fourteen root problems in the business processes of SCO. Furthermore, user issues in the context of SCO utilization are assessed for their risk levels and visualized using a semi-quantitative risk matrix. The risk matrix implied that a problem with a risk level of 1 does not result in any disruption to users. Problems with a risk level of 2 have various impacts with the most severe from them is a slowdown in processes. Problems with a risk level of 3 have an impact that can result in an increase of workload. Finally, problems with a risk level of 4 can result in either data loss or a complete halt to processes.

Item Type:	Thesis (Sarjana)
Identification Number:	0524150079
Uncontrolled Keywords:	Proses Bisnis, Pemodelan Proses Bisnis, Smart and Collaborative Office, Root-Cause Analysis, Why-why Diagrams, Matriks Risiko-Business Process, Business Process Modeling, Smart and Collaborative Office, Root-Cause Analysis, Why-why Diagrams, Risk Matrix.
Divisions:	Fakultas Ilmu Komputer > Sistem Informasi
Depositing User:	Sugeng Moelyono
Date Deposited:	20 Feb 2024 07:23
Last Modified:	20 Feb 2024 07:23
URI:	http://repository.ub.ac.id/id/eprint/215585

Text (DALAM MASA EMBARGO) Fran Stinky Simbolon.pdf Restricted to Registered users only Download (4MB)

Actions (login required)

View Item