Kholisoh, Siti Nur and Dr. Drs. Suryadi, MS and Dr. Niken Lastiti V.A., S.AP., M.AP (2023) Pengelolaan Arsip Dinamis (Studi Pada Unit Kearsipan I Universitas Brawijaya). Sarjana thesis, Universitas Brawijaya.
Abstract
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, pentingnya pengelolaan arsip pada suatu lembaga atau organisasi menyebabkan pengelolaan arsip dinamis perlu dilakukan secara tepat. Permasalahan yang sering dihadapi dalam pengelolaan arsip menjadi bahan pertimbangan agar terciptanya pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien. Penelitian ini memiliki tujuan untuk mengetahui, mendeskripsikan, dan menganalisis pengelolaan arsip dinamis serta faktor pendukung dan faktor penghambat dalam pelaksanaan. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu pengumpulan data, kondensasi data, penyajian data, dan verifikasi data. Terdapat empat informan dalam penelitian ini yang terdiri dari satu Kepala Sub Bagian Unit Kearsipan I, satu Staf Kesatuan Kearsipan, satu Staf Tata Usaha Rektorat, dan satu peminjam arsip. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa secara umum pengelolaan arsip dinamis pada Unit Kearsipan I Universitas Brawijaya meliputi: 1) Penciptaan arsip dinamis yang meliputi pembuatan arsip dan penerimaan arsip. 2) Penggunaan arsip yang meliputi permintaan, pencarian, penggunaan tanda keluar, pengambilan, pengendalian, dan pengembalian. 3) Pemeliharaan arsip dinamis yang meliputi pemeliharaan arsip vital, pemeliharaan arsip aktif, dan pemeliharaan arsip inaktif. 4) Penyusutan arsip dinamis meliputi pemusnahan arsip inaktif. Faktor pendukung pengelolaan arsip dinamis di Unit Kearsipan I Universitas Brawijaya adalah sistem penyimpanan arsip, sudah menerapkan klasifikasi arsip, tata naskah dinas sedang di tahap akhir revisi, dan meningkatkan kompetensi sumber daya manusia. Sedangkan faktor penghambat pengelolaan arsip dinamis di Unit Kearsipan I Universitas Brawijaya adalah struktur organisasi kearsipan yang belum diatur sampai ke Unit Pengolah, penumpukan arsip, serta sarana dan prasarana yang belum memadai.
English Abstract
Dynamic archives are archives that are used directly in the activities of the archive creator and are stored for a certain period of time. Therefore, the importance of managing records in an institution or organization causes the management of dynamic records to be done properly. Problems that are often encountered in archive management are taken into consideration in order to create an effective and efficient dynamic archive management. This study aims to identify, describe, and analyze dynamic archive management as well as supporting and inhibiting factors in its implementation. The method used is descriptive qualitative method with data collection techniques in the form of observation, interviews and documentation. Data analysis techniques were carried out through several stages, namely data collection, data condensation, data presentation, and data verification. There were four informants in this study consisting of one Head of Subdivision of Archives Unit I, one Archives Unit Staff, one Rector's Administrative Staff, and one archive borrower. The results of this study indicate that in general the management of dynamic archives at Archives Unit I Universitas Brawijaya includes: 1) Creation of dynamic archives which includes making archives and receiving archives. 2) Use of archives which includes requests, searches, use of exit signs, retrieval, control, and returns. 3) Dynamic archive maintenance which includes vital archive maintenance, active archive maintenance, and inactive archive maintenance. 4) Shrinkage of dynamic archives includes the destruction of inactive archives. Supporting factors for managing dynamic archives at Archives Unit I Universitas Brawijaya are archive storage systems, already implementing archive classification, official document arrangements are in the final stages of revision, and increasing human resource competence. Meanwhile, the inhibiting factors for managing dynamic archives in Archives Unit I Universitas Brawijaya are the organizational structure of the archives that have not been regulated up to the Processing Unit, archive accumulation, and inadequate facilities and infrastructure.
| Item Type: | Thesis (Sarjana) |
|---|---|
| Identification Number: | 0523030258 |
| Uncontrolled Keywords: | Dynamic archive management, Dynamic Archives, Archive Unit |
| Subjects: | 000 Computer science, information and general works > 020 Library and information sciences |
| Divisions: | Fakultas Ilmu Administrasi > Ilmu Perpustakaan |
| Depositing User: | Endang Susworini |
| Date Deposited: | 08 Nov 2023 00:53 |
| Last Modified: | 08 Nov 2023 00:53 |
| URI: | http://repository.ub.ac.id/id/eprint/204070 |
![[thumbnail of DALAM MASA EMBARGO]](http://repository.ub.ac.id/style/images/fileicons/text.png) |
Text (DALAM MASA EMBARGO)
Siti Nur Kholisoh.pdf Restricted to Registered users only until 31 December 2025. Download (1MB) |
Actions (login required)
 |
View Item |