Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dengan Menggunakkan Surat Digital (SURADI) dan Surat Keluar pada Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang

Sabaniar, Audinesha and Saiful Rahman Yuniarto,, S.sos. MAB (2023) Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dengan Menggunakkan Surat Digital (SURADI) dan Surat Keluar pada Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang. Diploma thesis, Universitas Brawijaya.

Abstract

Surat merupakan sumber data dan informasi yang penting dan bermanfaat untuk kemajuan organisasi. Sebelum era teknologi, selama ini pengelolaan persuratan masih dilakukan secara manual. Pada Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang untuk pengelolaan surat masuk sendiri sudah menggunakan teknologi web yang disebut “Surat Digital (SURADI) Kota Malang” dan sampai saat ini masih dikembangkan untuk penggunaannya sendiri, tetapi untuk pengelolaan surat keluar masih belum menggunakan web tersebut sehingga dikatakan masih menggunakan secara manual walaupun sudah menggunakan teknologi komputer, sehingga permasalahan pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang akhirnya bermunculan. Permasalahan dalam penelitian ini adalah pengelolaan surat masuk dengan menggunakan SURADI dan surat keluar belum optimal. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan surat masuk dengan menggunakan SURADI dan surat keluar pada Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa (1) Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Sub Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang dikelola secara elektronik dengan menggunakkan komputer, namun perbedaannya surat masuk sudah mulai dikelola menggunakan website “SURADI KOTA MALANG” sedangkan surat keluar masih belum, masih menggunakan format excel (2) Tahap pencatatan surat masuk, masih membutuhkan buku agenda untuk mencatatat surat masuk. Sementara, untuk tahap pencatatan surat keluar, pelaksana menuliskan nomor surat pada buku agenda yang dibedakan antara surat keluar dan surat undangan. Serta, dalam penginputan data surat keluar masih melalui format excel dna diketik secara manual (3) Pegawai dan karyawan disana masih belum bisa mengikuti SOP di kantor tersebut terutama dalam jam kerja, sehingga terjadinya penumpukan pekerjaan, selain itu pegawai disana masih banyak yang belum memahami TI (4) Terdapat masalah dalam fasilitas terutama pada komputer yang ruang penyimpanannya dikatakan masih kurang memadai sehingga terkadang menimbulkan bug atau error. Solusi yang dapat diberikan yaitu (1) Perlu adanya peningkatan fasilitas terutama pada komputer untuk mengurangi terjadinya bug atau error, sehingga dapat memperlancar proses pengelolaan surat secara elektronik (2) Pengembangan pada website “SURADI KOTA MALANG” agar dapat digunakan untuk mengelola surat keluar, sehingga untuk meningkatkan efiensi pengelolaan surat masuk dan surat keluar (3) Perlu adanya pengembangan komunikasi antar pegawai dan karyawan disana, dengan diadakannya sosialisasi terkait alur persuratan oleh pimpinan kantor. Dan memperbaiki SOP kantor yang ada.

English Abstract

Letters are an important and useful source of data and information for organizational progress. Before the technological era, all this time management of correspondence was still done manually. In the General Sub-Division of the Malang City Regional Secretariat for managing incoming mail itself, it has used web technology called "Surat Digital (SURADI) Kota Malang" and until now it is still being developed for its own use, but for managing outgoing mail it still does not use the web so it is said still using it manually even though it already uses computer technology, so that problems with the management of incoming and outgoing letters at the General Sub-Section of the Malang City Regional Secretariat finally emerged. The problem in this study is that the management of incoming mail using SURADI and outgoing mail is not optimal. This study aims to determine the implementation of management of incoming mail using SURADI and outgoing mail in the General Sub-Division of the Regional Secretariat of Malang City. This research is a descriptive research with a qualitative approach. Data collection methods used are observation and documentation. The results of the study show that (1) Management of incoming and outgoing letters in the General Sub-Division of the Regional Secretariat of Malang City is managed electronically by using a computer, but the difference is that incoming letters have started to be managed using the website "SURADI KOTA MALANG" while outgoing letters are still not, still using excel format (2) Incoming letter recording stage, still requires agenda book to record incoming letter. Meanwhile, for the outgoing letter recording stage, the executor writes the letter number in the agenda book which differentiates between outgoing letters and invitation letters. Also, in inputting outgoing mail data it is still using excel format and typed in manually (3) Employees and employees there are still unable to follow the SOP in the office, especially during working hours, resulting in a buildup of work, besides that many employees there still do not understand IT (4) There are problems in the facilities, especially on computers where the storage space is said to be insufficient, which sometimes causes bugs or errors. Solutions that can be given are (1) It is necessary to increase facilities, especially on computers to reduce the occurrence of bugs or errors, so as to expedite the process of managing electronic mail (2) Development of the "SURADI KOTA MALANG" website so that it can be used to manage outgoing mail, so that to increase the efficiency of incoming and outgoing mail management (3) It is necessary to develop communication between employees and employees there, by holding socialization regarding the flow of correspondence by the head of the office. And improve existing office SOP’s

Item Type:	Thesis (Diploma)
Identification Number:	0523170037
Divisions:	Program Vokasi > D3 Administrasi Bisnis
Depositing User:	Sugeng Moelyono
Date Deposited:	30 Oct 2023 06:30
Last Modified:	30 Oct 2023 06:30
URI:	http://repository.ub.ac.id/id/eprint/204049

Text (DALAM MASA EMBARGO) Audinesha Sabaniar.pdf Restricted to Registered users only Download (3MB)

Actions (login required)

View Item