Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Dokumen Jurusan Pada Institusi Pendidikan

Kurniawati, Inna Zulfa (2018) Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Dokumen Jurusan Pada Institusi Pendidikan. Sarjana thesis, Universitas Brawijaya.

Abstract

Jurusan pada salah satu institusi pendidikan memiliki beberapa unit pendukung kegiatan akademik meliputi dosen, laboratorium dan studio. Banyaknya pendukung kegiatan akademik yang ditangani menyebabkan banyak dokumen yang harus dikelola oleh jurusan. Dokumen yang dikelola oleh jurusan terbagi menjadi dua, yakni dokumen jaminan mutu dan dokumen kinerja dosen. Sistem pengarsipan saat ini dilakukan secara manual dengan menyerahkan hardcopy ke Tim UJM maupun rekording. Hal ini menyebabkan tidak adanya fleksibilitas waktu dan tempat bagi dosen, laboratorium dan studio untuk menyerahkan dokumen, dikarenakan penyerahan dokumen terbatas saat jam kerja dan harus pada satu tempat. Tidak adanya fleksibilitas pada waktu dan tempat dan terbatasnya akses dokumen menyebabkan pengelolaan dokumen menjadi terhambat. Pemanfaatan teknologi dan sistem informasi dapat membantu jurusan dalam melakukan pengelolaan dokumen yang melibatkan banyak data. Oleh karena itu, diperlukan perancangan sistem informasi pengelolaan dokumen yang dapat membantu untuk melakukan pengarsipan dokumen sesuai jenisnya. Pada penelitian ini dilakukan perancangan sistem informasi manajemen pengelolaan dokumen. Tahap awal yang dilakukan adalah inisiasi. Inisiasi perancangan diusulkan oleh Tim UJM dari jurusan. Pada tahap ini dilakukan identifikasi permasalahan dengan menggunakan tools PIECES. Tahap berikutnya adalah analisis sistem. Analisis sistem dilakukan dengan menentukan system requirement checklist, model data, dan model proses dari sistem informasi yang akan dirancang. Model data dibuat dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) untuk mengetahui aliran informasi antar entitas. Tahap system design, terdiri dari desain database, desain user interface, dan desain algoritma. Pada tahap desain database, dibuat Entitiy Relationship Diagram (ERD) untuk mengetahui hubungan antara relasi antara entitas pada database. Hasilnya diimplementasikan pada pembuatan sistem informasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi manajemen pengelolaan dokumen jurusan berbasis internet. Sistem informasi ini memiliki lima proses utama yakni pengelolaan dokumen dosen, pengelolaan dokumen unit pendukung kegiatan akademik, pengelolaan master files, sistem pelaporan, dan sistem notifikasi. Sistem informasi yang dirancang melibatkan empat user yakni admin, dosen, tim ujm, dan unit pelaksana kegiatan akademik. Masin-masing user dapat melakukan log in sesuai dengan hak ases yang diberikan. Setelah dilakukan ujicoba, didapatkan hasil jika implementasi yang dilakukan telah memenuhi uji verifikasi, uji validasi, dan testing. Manfaat yang diperoleh dari penggunaan sistem informasi yang dibuat, data akan lebih terstruktur sesuai dengan jenisnya dan waktu proses pengrasipan akan lebih singkat.

English Abstract

Department of learning institue has several supporting units of academic activities including lecturers, laboratories and studio. Large number of the units causing many documents should be managed by departement. Documents managed are divided into two, they are namely quality assurance documents and lecture’s performance documents. The archieved system was currently done manually by giving the hardcopy to Quality Assurance Organization and recording. The system leads lack of flexibility time and place to submit documents. The submission should be during working hours and must be at the building of Departement. The lack of flexibility caused limited access to the documents and the documents managements were inhibited. Utilization of technology and information system could assist Departement of Industrial Engineering to carried out documents management that involved a lot of data. Therefore it is necessary to design documents management information system that can help to perform documents submission according its type. The research was design documents management information system of departement. The first stage is initiation. System initiation was proposed by the UJM team. This stage identification problems using PIECES tools. The next stage is system analysis. System analysis was done by determining system requirement checklist, data model, and process model. Data model was interpeted by Data Flow Diagramm (DFD) to determine the flow of information between entities. System Design stage consisting of database design, user interface design, and algorithm design. In this stage, Entity Relationship diagram was created to find out the relationship between entities in the database. The last stage is system implementation. The results of system design were implemented to built the information system using PHP programming language and MySQL database. The result of the research is the management information system of documents management based on internet in departement. The information system has five main processes, they are namely documents management for lecturer, documents management for units, master files management, reporting system, and notification system. The information system involved four users, they are admin, quality assurance organization, lecturers and the units. Each user could log in according their rights. After the implementation stage, the result obtained verification tes, validation test, and testing. The benefits derivied from the system information are the data will be more structured according the type and the processing time will be shorter.

Item Type: Thesis (Sarjana)
Identification Number: SKR/FT/2018/37/051800688
Uncontrolled Keywords: Database, Internet, Jurusan, Pengelolaan Dokumen, Sistem Informasi Manajemen
Subjects: 000 Computer science, information and general works > 004 Computer science > 004.068 Information technology--Management
Divisions: Fakultas Teknik > Teknik Industri
Depositing User: Budi Wahyono Wahyono
Date Deposited: 26 Mar 2018 06:58
Last Modified: 16 Oct 2021 06:47
URI: http://repository.ub.ac.id/id/eprint/8962
[thumbnail of inna.pdf] Text
inna.pdf

Download (3MB)
[thumbnail of Thumbnails conversion from text to thumbnail_lightbox] Other (Thumbnails conversion from text to thumbnail_lightbox)
lightbox.jpg

Download (12kB)
[thumbnail of Thumbnails conversion from text to thumbnail_preview] Other (Thumbnails conversion from text to thumbnail_preview)
preview.jpg

Download (6kB)
[thumbnail of Thumbnails conversion from text to thumbnail_medium] Other (Thumbnails conversion from text to thumbnail_medium)
medium.jpg

Download (2kB)
[thumbnail of Thumbnails conversion from text to thumbnail_small] Other (Thumbnails conversion from text to thumbnail_small)
small.jpg

Download (1kB)

Actions (login required)

View Item View Item